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Évaluer la création d’un site web

Weblove est une agence web qui aide les entreprises à réaliser leurs coups de foudre numérique. Dans nos articles, on partage notre vision, notre opinion et notre vécu avec vous.

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Maxime Nadeau

2019-11-05

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Il y a plusieurs approches, toutes intéressantes dans leur contexte pour formuler un prix et des conditions de paiements pour la création d’un site web ou d’une application web. Dans cet article, nous vous présentons cinq approches différentes qui sont souvent proposées par les agences web.

Différentes structures d’évaluation peuvent amener différentes dynamiques lors d’un projet. Choisir la bonne approche pour votre contexte est crucial. Nous vous expliquerons les bons côtés et les compromis de chaque modèle pour que vous puissiez choisir plus judicieusement votre approche.

L’évaluation d’un projet web peut être faite dans le cadre d’un appel d’offres, proposé à forfait, évalué à l’heure, dans le cadre d’un partenariat ou d’échange de service ou finalement, par abonnement.

L’appel d’offres

En général, nous déconseillons le modèle d’appel d’offres à moins que la structure de votre organisation vous force (légalement) de le faire (ex.: sociétés publiques ou parapubliques). Évitez de choisir votre partenaire strictement sur un prix. Cela semble évident, mais peut-être pas pour les raisons que vous imaginez!

La raison est simple. Un mandataire qui est sélectionné au mauvais prix trouvera des moyens de faire rentrer (de force) votre projet dans votre budget. Peut-être qu’en fin de compte vous aurez un produit pour le prix que vous souhaitiez. Par contre, derrière ce mirage, il y aura probablement une base de code avec des raccourcis qui sera difficile (et coûteux) à maintenir à long terme. Ou bien dans l’autre sens, un projet avec des fonctionnalités ou une complexité qui n’est pas nécessaire à vos réels besoins. La relation doit être juste pour les deux partis.

Le prix présenté dans le cadre d’un appel d’offres est souvent évalué avec une marge d’erreur ou bien avec des informations manquantes (de votre côté). Votre agence web n’aura peut-être pas eu l’opportunité d’appliquer leur expertise avec vous pour définir vos objectifs en fonction de votre budget.

Utilisez plutôt le prix comme baromètre pour valider ceux qui sont clairement hors du budget. Éliminez le plus haut et le plus bas soumissionnaire, par exemple. Suivant cela, nous vous conseillons de choisir votre fournisseur en fonction du portfolio, de sa culture numérique ou bien des mandats similaires réalisés dans le passé. Bref, choisissez une équipe avec qui vous aurez du plaisir à travailler ensemble et que le fruit de votre collaboration apportera de réels impacts sur votre entreprise ou votre organisation.

Laissez tout de même une marge de manoeuvre à votre fournisseur pour réévaluer le prix et vous proposer des solutions qui respectera votre budget initial une fois le mandat attribué et mieux défini.

Il s’en va également de la transparence et de la culture de votre agence web. Logiquement, il ne devrait pas accepter un budget qui ne cadre pas avec vos objectifs. Soit il refuse tout simplement le mandat, soit il vous dirige vers des solutions alternatives ou alors, il revoit avec vous les termes du projet.

Une solution intermédiaire peut être de s’entourer d’un professionnel du web ou bien encore un entrepreneur qui a eu du succès avec ses démarches numériques pour vous aider à définir les termes de votre appel d’offres. Si vous êtes à votre première expérience dans la lecture d’offre de services numériques, vous serez bientôt à même de constater la vaste étendue d’approche, de budgets et d’expertises qui vous sera présentée. Un tiers parti pourra vous aider avec transparence et sans favoritisme à choisir le fournisseur parfait pour votre entreprise.

L’appel d’offres est une bonne solution quand vous n’avez pas nécessairement de budget défini au départ et qu’il est difficile pour vous de dévoiler à l’avance la taille de votre projet. Cette structure vous permet de recevoir plusieurs offres rapidement. Sinon, dans certains cas, il est nécessaire pour respecter les politiques de votre organisation.

Les services à forfait

Dans le modèle à forfait, l’agence web vous assure (avec quelques réserves) que votre projet sera réalisé pour le budget souhaité. Le projet sera sectionné en plusieurs étapes qui demanderont votre collaboration et votre disponibilité pour assurer que le budget soit respecté.

Dans un sens, votre agence web pourra faire une meilleure marge de profit si son service est efficace et que vous êtes satisfait, peu importe le nombre d’heures investies. Par contre, ne négligez pas qu’il prend également le risque de finir le projet à perte. Nous conseillons ce modèle dans une majorité des cas, surtout si vous fonctionnez avec un budget limité ou que votre projet est relativement simple dans l’ensemble (qui ne demande pas de recherche et développement, par exemple).

Nous le conseillons également dans le cas ou votre fournisseur a récemment commencé à offrir ses services, qu’il ne peut pas démontrer une expérience extensive dans son secteur d’activité. Sinon, comme mentionné plus haut, entourez-vous d’une tierce partie qui maitrise le web pour vous assurer que le service rendu est de qualité.

Planifiez également un 10% à 15% de marge de manoeuvre sur votre budget au cas où les objectifs auraient mal été défini ou mal communiqué en début de projet. Il peut y avoir des modifications en fin de projet ou simplement des éléments non prévus comme l’achat de photos, la traduction, la correction de textes, l’hébergement, etc. Bref, cela vaut aussi pour les autres modèles de partenariat.

Un point qui peut être négligé dans la sélection d’un partenaire à forfait, c’est de valider sa santé financière. Pour un projet personnel comme la construction d’une résidence, vous faites surement l'exercice de valider si votre entrepreneur général est solvable. Dans le cas d’un projet numérique substantiel, nous vous conseillons de faire la même chose.

D’une part, pour vous protéger en cas de faillite de votre fournisseur, d’un autre part pour vous assurer que votre partenaire numérique n’ait pas une pression financière qui pourrait altérer son jugement ou la qualité de son service.

Il est difficile (et surtout coûteux) de changer de fournisseur en cours de mandat. Différents fournisseurs ont différents processus et outils pour la création de produits numérique. Certaines plateformes comme Ruby on Rails (Ruby), Django (Python) et Phoenix (Elixir) ont une structure pour forcer les développeurs à travailler de la même manière. Malgré tout, il y a des différences, et toutes les agences web ont une préférence sur une technologie plutôt qu’une autre. Bref, je vous épargne une montagne d’éléments techniques, mais sachez que de changer de fournisseur en cours de mandat n’est pas une chose souhaitable.

Les conditions de paiement sont un autre élément qui peut être négocié lors de l’obtention d’un mandat à forfait. Généralement votre fournisseur vous demandera un acompte provisionnel pour le début des travaux qui représente un pourcentage du travail total évalué au départ. Des paiements successifs vous seront demandés en fonction de la progression du travail, des heures passées, ou bien de la complétion d’une étape importante.

Votre agence web prend également un risque quant à votre disponibilité pour réaliser un mandat à forfait. Si par exemple, vous avez des contenus ou des documents à fournir pour terminer le développement de votre site, ne trainez pas! Votre fournisseur vous a réservé du temps pour vous et ne peut pas servir d’autres clients si son équipe est occupée à vous courir après pour obtenir votre collaboration. Alors, si vous avez tendance à prendre votre temps ou que votre organisation à un lourd processus administratif, considérez la prochaine solution.

Les mandats au tarif horaire

Une méthode qui fonctionne bien pour les projets qui ont une longue durée de vie ou bien qui nécessite un effort considérable dans le temps est tout simplement de fonctionner à un tarif horaire. Vous payez pour le temps demandé à votre agence web.

Votre fournisseur peut évaluer à l’avance la durée des travaux, ou bien vous allouer un certain nombre d’heures par jour/semaines/mois par ressource. Nous recommandons fortement ce modèle si votre entreprise ou votre organisation est dépendante du volet numérique pour son opération. Nous vous assurons la disponibilité du service et la bonne maintenance de vos solutions, peu importe le nombre d’heures que cela requiert.

Proposez tout de même une limite hebdomadaire, ou bien encore demandez des évaluations sommaires pour la maintenance ou les travaux à venir pour avoir une idée du capital nécessaire pour la durée de vie de votre projet.

Ce modèle est généralement l’étape juste avant de constituer votre équipe à l’interne pour maintenir et améliorer constamment vos services en ligne. Dans cet arrangement, vous déléguez l’administration, la formation, les ressources humaines… le management, quoi! Bref, pour l’instant, votre département numérique est à l’externe et ça vous arrange!

Nul besoin de vous indiquer que cette solution est la plus onéreuse. Par contre, c’est la plus efficace. Un bon partenaire technologique s'assurera de créer plus de valeur pour vous que le montant investit. Vous pouvez avancer l’esprit tranquille pendant que le volet numérique est entre bonnes mains.

Nous vous déconseillons ce modèle si vous ne pouvez pas valider l’expérience de votre fournisseur de service web. Que le tarif horaire soit élevé ou non, ce qui compte probablement pour vous c’est le montant final de votre investissement. Une agence web avec une grande expérience aura forcément un tarif horaire plus élevé, mais pourra effectuer le travail plus efficacement et rapidement. En fin de compte, votre temps de mise en marché sera plus court pour un budget assez semblable.

La méthode par tarif horaire est aussi utilisée après avoir réalisé un mandat à forfait pour assurer la maintenance de votre site web. Cela dépend de la complexité de votre projet, de son infrastructure et de la durée de vie souhaitée de votre solution. Cela peut représenter quelques heures par mois ou bien plusieurs heures par semaine. Renseignez-vous sur le coût de maintenance de votre solution au début de votre processus d’évaluation.

Un autre paradigme au tarif horaire est la banque d’heures. C’est un moyen très efficace pour limiter les frais administratifs de votre projet ou de sa maintenance. La banque d’heure est un montant prépayé qui représente un nombre d’heures de travail disponible. L’utilité de ce modèle réside dans le fait que votre fournisseur peut utiliser 15 minutes pour des petites manipulations ou de la maintenance sans avoir à vous facturer à chaque fois, ce qui réduit considérablement le fardeau administratif.

Le partenariat

Si votre projet à un modèle d’affaires solide, vous pouvez trouver des partenaires qui partageront le risque avec vous. Dans un sens, vous diluez votre participation dans votre entreprise pour réduire l’investissement de départ.

Si vous créez un produit qui est fondamentalement numérique, assurez-vous de vous entourer de gens qui comprennent ce monde. Si cette personne n’est pas vous-même ou un de vos associés, considérez l’option de former un partenariat, ou bien encore d’engager des ressources compétentes pour vous épauler.

Vous devez être convaincant dans votre approche et surtout trouver des gens qui partagent la même vision que vous. Prenez le temps de choisir votre partenaire et de définir clairement les responsabilités de chacun.

Nous suggérons fortement que dans le cadre d’un partenariat il y ait tout de même une forme de responsabilité financière des deux parties. Un partenariat ce n’est pas un moyen magique de faire développer son idée gratuitement. La création d’un produit numérique n’est pas une simple tâche à effectuer et comporte plusieurs enjeux pour votre associé partenaire. Assurez-vous d’investir la même énergie dans les autres facettes de votre projet.

Nous déconseillons ce modèle si vous êtes le genre d’entrepreneur qui à souvent des « idées géniales » à faire développer. L’idée, à notre avis, représente moins d’un pour cent de l’exécution et de la réussite d’un projet. Vous ne pouvez pas créer un partenariat sur la prémisse que vous allez donner la « permission » à votre partenaire d’exécuter votre idée géniale. Vous seriez surpris du nombre d’entrepreneurs qui nous approchent chaque année avec cette philosophie, avec une entente de non-divulgation à la main.

Vous devez apporter quelque chose de tangible, de mesurable, qui fait en sorte de mettre en marché plus facilement votre produit. Vous pouvez avoir une liste extensive de clients qui ont déjà manifesté l’intérêt pour votre idée et qui sont prêts à investir, ou bien vous êtes une sommité dans votre industrie. Bref vous avez déjà une tribune ou un marché que vous pouvez attaquer rapidement avec votre idée.

Notre philosophie sur ce sujet est naïvement simple. Si vous n’avez pas un avantage concurrentiel avec votre idée, nous calculons la valeur du développement web et nous vous demandons d’investir ce montant en marketing ou en distribution. Dans 99.9% des cas, l’idée tombe à l’eau, car l'entrepreneur réalise qu’il n’est peut-être pas assez convaincu par son idée pour investir une telle somme. C’est le même raisonnement que nous avons par rapport aux partenariats.

Une autre solution pour ce type de contexte peut être simplement de commencer avec un produit minimum viable (MVP). Les deux parties s’entendent sur le minimum qui doit être fait pour créer de la valeur et mettent en marché. Dans ce contexte, nous suggérons tout de même de prendre un prêt (ou de financer) à la hauteur du coût de développement, pour assurer qu’il y ait une responsabilité financière des deux parties face à l’exécution et à la réussite du projet. Mais au moins, la marche est beaucoup moins haute.

L’abonnement

Le modèle par abonnement est de plus en plus populaire pour les petits projets qui demandent beaucoup d’efforts de votre côté. Des solutions comme Wix, Squarespace, Godaddy, Shopify, Unbounce sont tous des solutions excellentes pour que vous puissiez rapidement avoir un site web vitrine, une boutique en ligne ou bien encore, une page de destination.

Dans le modèle d’abonnement, vous n’êtes pas propriétaire de votre plateforme. Dans un sens, vous louez votre espace sur le web et les infrastructures technologiques de votre hébergeur. Ses solutions fonctionnent sur le principe du « self-serve ». Vous devez vous-même créer le design et le contenu de votre site web à l’aide d’outils simplifiés. Vous pouvez également choisir un gabarit (ou gabarit) qui est en fait un modèle générique que vous pouvez utiliser.

Nous conseillons ce modèle si vous êtes à vos premières armes sur le web, que vous opérez une très petite entreprise ou que vous jugez qu’une page simple fera l’affaire. Dans cet arrangement, vous échangez votre temps plutôt que de l’argent pour avoir votre solution en ligne. Donc, si vous avez plus de temps que d’argent présentement, cette solution est pour vous.

Le compromis de cette méthode est qu’il faut réaliser que simplement être sur le web ne suffit plus. Votre page est une aiguille dans une botte de foin exponentiellement grandissante. Si vous ne comprenez pas la chaîne d’acquisition de clientèle par le web, vous risquez de tout simplement perdre votre temps. Vous devez comprendre et utiliser des leviers du web comme le design web, le marketing, le référencement web ou bien l’affichage numérique pour que votre site web ait assez de traction pour attirer et convertir des visiteurs en acheteur.

Nous sommes mitigés concernant ce type de solution. Vous le remarquez sans doute. D’une part, nous pensons que c’est un excellent outil pour commencer une stratégie web, car le coût d’acquisition est peu élevé. Cet outil accessible peut devenir une arme redoutable dans les mains d’un habile stratège web ou d’une personne qui recherche les apprentissages plutôt que les résultats.

Par contre, ces solutions web sont souvent vendues comme des recettes miracles à des néophytes sans pour autant les engager à en savoir plus sur les différentes techniques pour attirer du trafic. Sans tomber dans le stéréotype, ces solutions attirent souvent les entrepreneurs qui misent sur une croissance avec un niveau de risque assez bas. Par conséquent, ils n'investissent pas sur la distribution de leur message en ligne, ce qui est crucial pour avoir des résultats.

Si vous décidez d’utiliser ce type de modèle, soyez curieux dans vos démarches. Renseignez-vous avec des sources fiables sur les moyens de capitaliser votre outil et d’engendrer des résultats probants.

Conclusion

Les différentes structures d’évaluation et de coûts varient grandement d’une solution à l’autre. Nous espérons qu’avec cette information plus que transparente, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée quant au modèle qui sera le plus efficace pour votre projet.

Rappelez-vous que les conditions de paiements sont toujours un élément négociable lors d’un projet. Selon la structure fiscale de votre entreprise, vous pourrez grandement diminuer le risque de votre investissement en trouvant une agence web qui fonctionne sur la même horloge financière que vous.

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Maxime Nadeau

Co-Fondateur de Weblove & Sudo. Je m'intéresse au marketing, aux technologies au design et au leadership.